Privacy en beveiliging

Welzijnsvereniging Villandry (verder te noemen ‘Villandry’ of ‘wij' ) gaat zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. In deze privacyverklaring staat hoe we dat doen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op uw persoonsgegevens die wij van u of van een derde partij hebben ontvangen in het kader van onze dienstverlening of onze bedrijfsvoering.

Villandry is een welzijnsvereniging, gebaseerd op solidariteit, waar leden contributie betalen en in voorkomende gevallen zorgkosten kunnen declareren die (als aan alle gestelde voorwaarden is voldaan) door Villandry worden vergoed. De leden zijn (ex-)werknemers van een vervoersonderneming in Nederland. Een lid van Villandry kan (als aan alle voorwaarden is voldaan) ook zorgkosten van een familielid bij Villandry indienen ter declaratie.

1. Welke persoonsgegevens wij verzamelen

Wij verzamelen uw persoonlijke gegevens (persoonsgegevens) wanneer u contact met ons opneemt, wanneer u lid wordt of wilt worden van Villandry, via een lid als dit lid zorgkosten die betrekking hebben op u ter declaratie bij Villandry indient en/of in het kader van onze bedrijfsvoering. Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om uw identiteit te achterhalen.

Gegevens die wij van u kunnen verzamelen zijn:

1. Lid of toekomstig lid (of familielid van een lid):
a. Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer
b. Geboortedatum
c. Naam van uw werkgever
d. Datum in dienst bij uw werkgever
e. Rekeningnummer
f. Pensioendatum
g. Zorgverzekeraar
h. Geslacht
i. Startdatum lidmaatschap
j. Foto
k. Persoonsgegevens over uw gezondheid (zie hiervoor het kopje Bijzondere persoonsgegevens)

2. Contactformulier website
a. Naam
b. E-mailadres

3. Leveranciers en andere zakelijke contacten:
a. Naam, e-mailadres, telefoonnummer
b. Overige contactgegevens
c. Functietitel en naam bedrijf
d. Facturatiegegevens

2. Bijzondere persoonsgegevens

Het is mogelijk dat wij in het kader van onze dienstverlening bijzondere persoonsgegevens verwerken. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die gezien hun aard extra gevoelig zijn, zoals gezondheidsgegevens.

Voor de beoordeling en de behandeling van een door een lid ingediende declaratie (voor zichzelf of voor een van zijn/haar familieleden) is het noodzakelijk dat persoonsgegevens over de gezondheid van dit lid (en/of zijn/haar familieleden) worden verwerkt. Gegevens die wij hiervoor kunnen verzamelen zijn:
  • Zorgnota’s
  • Declaratie-overzichten
  • Indicaties van zorgaanbieders, zorgverzekeraars, zorgkantoren, zorginstellingen, indicatiestellers en/of gemeenten (wmo)
  • Categorie van de te declareren zorg (denk aan medische behandeling, medicijnen, medische hulpmiddelen, woning- of vervoersaanpassing)
  • Informatie over ziekte, handicap
3. Waarom wij persoonsgegevens verzamelen: doeleinden 

Wij kunnen uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerken:

Website

  • Wanneer u ons een e-mailbericht toestuurt of het webformulier invult: om te reageren op uw vragen of opmerkingen

Lid/toekomstig lid:

  • Beoordelen van een verzoek tot lidmaatschap
  • Ledenadministratie
  • Declaratieverwerking (controleren en beoordelen van ingediende declaraties)
  • Het uitvoeren van een welkomstcall naar de nieuwe leden
  • Het innen van de jaarlijkse contributie
  • Om op uw vragen, opmerkingen of klachten te kunnen reageren
  • Om u relevante informatie te kunnen sturen door middel van mailings en nieuwsbrieven
  • Voor een eventuele deelname aan de ledenraad van Villandry
  • Om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en opvolging te geven aan gerechtelijke bevelen en/of instructies van andere bevoegde instanties
  • Om onze rechten voortvloeiende uit het lidmaatschap uit te kunnen oefenen, waaronder maar niet beperkt tot het inschakelen van een deurwaarder, het leggen van beslag of het voeren van een procedure
  • Om een eventueel conflict te kunnen beslechten en om onze rechten of die van derde partijen, waaronder (andere) leden, te kunnen beschermen

Familielid van een lid:

  • Declaratieverwerking (controleren en beoordelen van ingediende declaraties)
  • Om op uw vragen, opmerkingen of klachten te kunnen reageren
  • Om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en opvolging te geven aan gerechtelijke bevelen en/of instructies van andere bevoegde instanties

Leveranciers/zakelijke contacten:

  • Om informatie over uw dienstverlening/product te kunnen opvragen of te kunnen reageren op de door u toegezonden informatie
  • Om u een opdracht te kunnen geven
  • Om uw facturaties te kunnen voldoen
  • Om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving en opvolging te geven aan gerechtelijke bevelen en/of instructies van andere bevoegde instanties
  • Om een eventueel conflict te kunnen beslechten en om onze rechten of die van derde partijen, waaronder leden, te kunnen beschermen

Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij het verder verwerken van de persoonsgegevens verenigbaar is met de doeleinden waarvoor deze gegevens oorspronkelijk zijn verwerkt.

4. Wettelijke grondslagen voor de verwerking

Afhankelijk van de specifieke verwerking, hebben wij de volgende wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens:

Toestemming
In bepaalde gevallen vragen wij u om toestemming voordat wij uw gegevens verwerken.

Dit is bijvoorbeeld het geval bij de verwerking van bijzondere persoonsgegevens en/of om uw foto op de website van de ledenraad van Villandry te plaatsen als u zich hiervoor verkiesbaar stelt.

U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. In dat geval zullen wij - in beginsel - uw persoonsgegevens niet verder verwerken.

Wanneer wij de bijzondere persoonsgegevens niet meer mogen verwerken omdat u de gegeven toestemming heeft ingetrokken, kunnen wij uw declaratie niet in behandeling nemen. U kunt , wanneer u uw instemming intrekt, dus niet meer optimaal gebruik maken van onze diensten.

Overeenkomst
Indien u lid bent geworden van Villandry hebben wij bepaalde informatie van u nodig die voortvloeit uit het lidmaatschap, zoals uw naam, contactgegevens, gegevens over uw dienstverband en de facturatiegegevens (de gegevens onder 1.1. a. t/m k.).

Indien u een leverancier of ander zakelijk contact bent, hebben wij uw contact- en facturatiegegevens nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Gerechtvaardigde belangen
Indien wij bepaalde gerechtvaardigde belangen hebben bij het verwerken van uw persoonsgegevens, dan kunnen wij uw gegevens om deze redenen verwerken, behalve wanneer uw belang om de gegevens niet te laten verwerken zwaarder weegt.

Het beantwoorden van uw vragen, voor zover dit niet noodzakelijk is in het kader van de overeenkomst, maakt onderdeel uit van de reguliere bedrijfsactiviteiten van Villandry. De gegevens die u hiertoe verstrekt, zoals uw contactgegevens, zijn dan ook nodig om uw vragen zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden. Daarnaast past het binnen de reguliere bedrijfsactiviteiten van Villandry om haar leden nieuwsbrieven te sturen. Wij gebruiken hiervoor uw naam en e-mailadres. De verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het voorkomen van fraude bij het indienen van declaraties is ook een gerechtvaardigd belang. Ook kunnen wij er belang bij hebben om uw persoonsgegevens te delen met derden, zoals een deurwaarder, of om andere rechtsmaatregelen te treffen ter bescherming van uw of onze belangen.

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerkingen. Indien u bezwaar wenst te maken, dan kunt u contact met ons opnemen. Wanneer uw bezwaar gegrond is, dan zullen wij – in beginsel - de verwerking van uw persoonsgegevens staken. Het is mogelijk dat u, wanneer u ons verzoekt de verwerking te staken, niet meer optimaal gebruik kunt maken van onze diensten.

Wettelijke verplichting
Het is eveneens mogelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens van u verwerken omdat wij dit wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld de facturatie- en declaratiegegevens.

Bijzondere persoonsgegevens
Afhankelijk van de aard van de zaak, kunnen wij op basis van één van de volgende grondslagen bijzondere persoonsgegevens verwerken:

  • Het lid of het familielid (de betrokkene) heeft uitdrukkelijke en expliciete toestemming gegeven voor de verwerking van deze persoonsgegevens en levert de bijzondere persoonsgegevens aan uit vrije wil door middel van het invullen en ondertekenen van een declaratieformulier en het meezenden van bijlagen van zorgkosten en zorgbehandelingen zodat de ingediende declaratie door Villandry kan worden gecontroleerd en indien aan alle voorwaarden is voldaan, kan worden vergoed (artikel 9 lid 2 sub a AVG). U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. In dat geval zullen wij - in beginsel - uw persoonsgegevens niet verder verwerken. Wanneer wij deze gegevens niet mogen verwerken, kunnen wij uw declaratie niet in behandeling nemen. U kunt , wanneer u uw instemming intrekt, dus niet meer optimaal gebruik maken van onze diensten.
    NB: indien de declaratie ziet op een minderjarig familielid (familielid heeft de leeftijd van 16 jaar nog niet bereikt) dan dient de wettelijk vertegenwoordiger toestemming te geven (artikel 5 UAVG);
  • De verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9 lid 2 sub f AVG)
  • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt: de verwerking geschiedt met het oog op de identificatie van een lid (artikel 25 UAVG).
5. Beveiliging persoonsgegevens

Wij zorgen voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

In het Security-plan van Villandry zijn de beveiligingsmaatregelen en voorzieningen beschreven die betrekking hebben op het beleid van dit artikel.

6. Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen, tenzij er andere (wettelijke) redenen bestaan om de gegevens langer te bewaren

  • Schriftelijk verzoek tot aanmelding als lid door middel van een aanmeldingsformulier: wordt het verzoek tot lidmaatschap niet geaccepteerd dan zullen de persoonsgegevens binnen een week nadat op het verzoek negatief is gereageerd, worden verwijderd.
  • Beantwoorden van uw vragen via het contactformulier op onze website of via de e-mail: uw naam en contactgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is en in elk geval niet langer dan een jaar na ontvangst, tenzij er een lidmaatschap tot stand is gekomen.
  • Ledenadministratie: na het beëindigen van het lidmaatschap worden de lidmaatschapsgegevens nog 7 jaar digitaal bewaard.
  • Welkomstcall: na het beëindigen van het lidmaatschap worden de NAW gegevens en de resultaten van het betreffende lid nog 7 jaar digitaal bewaard.

Declaraties:
− De fysieke (hardcopy) declaratieformulieren inclusief alle bijlagen worden na het inscannen nog een week bewaard.

− Van een declaratie die niet tot een vergoeding heeft geleid, worden de digitale stukken 12 maanden bewaard nadat de declaratie voor het laatst van status (in niet vergoeden) is veranderd. De overige declaratiegegevens (zoals de categorie en de datum van declareren) blijven digitaal bewaard, zodat nog wel zichtbaar is wanneer en hoe vaak een lid heeft gedeclareerd. De laatst genoemde gegevens worden na beëindiging van het lidmaatschap nog 7 jaar digitaal bewaard en vervolgens vernietigd.

− Van een declaratie die wel tot een vergoeding heeft geleid, worden de digitale stukken 7 jaar bewaard nadat de declaratie voor het laatst van status (in vergoeden) is veranderd. De overige declaratiegegevens (zoals de categorie en de datum van declareren) blijven digitaal bewaard, zodat nog wel zichtbaar is wanneer en hoe vaak een lid heeft gedeclareerd. De laatst genoemde gegevens worden na beëindiging van het lidmaatschap nog 7 jaar digitaal bewaard.

− Na het doorlopen van de bewaartermijn worden declaratiegegevens op een passende wijze vernietigd.

  • Administratieve gegevens (anders dan de ledenadministratie): de financiële administratie wordt zeven jaar bewaard nadat de laatste transactie is afgehandeld.
  • Leveranciers: uw gegevens worden niet langer dan twee jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld bewaard.
  • Afhandeling klachten: uw gegevens worden niet langer bewaard dan twee jaar nadat de klacht is afgehandeld.
7. Waar uw persoonsgegevens verwerkt worden

Wij verwerken uw persoonsgegevens in de Europese Unie/EER. Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt in of doorgegeven aan andere landen of organisaties buiten de EU/EER zonder dat passende waarborgen zijn genomen om uw gegevens te beschermen.

8. Aan wie wij uw gegevens verstrekken

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën derde partijen:

  • Derden aan wie we bepaalde diensten uitbesteden, zoals: Patch Marketing BV die de administratie uitvoert namens en in opdracht van Villandry, vertrouwelijke afval verwijdering, IT-systemen of softwareleveranciers, IT-dienstverleners, document- en informatieopslag aanbieders;
  • Administrateurs van de werkgever van een lid en/of pensioen uitkerende instanties zodat zij de contributie kunnen inhouden op het salaris of de uitkering en deze contributies overdragen aan Villandry. Dit zal enkel plaatsvinden indien het lid hiervoor expliciete toestemming heeft gegeven
  • Professionele adviseurs zoals advocaten en accountants
  • Overheden of (regelgevende) instanties
  • (Beroeps)Aansprakelijkheidsverzekering of andere relevante verzekeraars
  • Post-, e-mail of koeriersdiensten.

Let op: deze lijst is niet-limitatief en er kunnen andere voorbeelden zijn waarbij wij uw persoonsgegevens delen met andere partijen om onze dienstverlening zo goed mogelijk te maken.

9. Wie uw persoonsgegevens verwerkt

Wij kunnen derden, verwerkers, inschakelen om onze diensten te kunnen verlenen, zoals Patch Marketing BV, onze IT-dienstverleners en/of softwareleveranciers. Wij dragen zorg voor een passend niveau van bescherming van uw persoonsgegevens en sluiten met iedere verwerker een verwerkersovereenkomst, waarin wij de verplichtingen van beide partijen vastleggen.

10. Informatieverstrekking aan (toekomstige) leden en gezinsleden / verkrijgen van persoonsgegevens via derden

(Toekomstige) Leden
Villandry verstrekt vooraf inhoudelijke informatie aan (toekomstige) leden over het doel van Villandry in de vorm van de Vergoedingenlijst en de Spelregels. De Statuten en de brochure zijn op te vragen bij Villandry en staan ook op de website van Villandry. De brochures worden veelal door collega-leden en werkgevers aangereikt aan toekomstige leden. Deze informatie is bovendien beschikbaar op de website van Villandry en/of wordt opgestuurd.

Persoonsgegevens die Villandry verkrijgt via een derde
Via een lid dat een declaratie voor een gezinslid indient
Een lid van Villandry kan ook een declaratie indienen die ziet op zorgkosten die zijn gemaakt door een gezinslid van een lid van Villandry.

Via een betrokken werkgever en/of de pensioen uitkerende instantie
Indien er sprake is van inhouding van de contributie op het salaris of pensioen, kunnen persoonsgegevens, zoals het adres, telefoon en bankrekeningnummer, worden geactualiseerd vanuit de administratie van de werkgever en/of de pensioen uitkerende instantie. Villandry en de betrokken werkgever en/of de pensioen uitkerende instantie zullen daartoe periodiek persoonsgegevens uitwisselen. Deze persoonsgegevens (het actueel houden ervan en het uitwisselen) zijn noodzakelijk voor de uitvoering van overeenkomst (contributie-inning door de betrokken werkgever en/of de pensioen uitkerende instantie en ledenadministratie door Villandry). De betrokken werkgever en/of de pensioen uitkerende instantie en Villandry dienen elkaar over en weer te berichten indien gegevens gecorrigeerd dienen te worden. Zo ook, zullen Villandry en de betrokken werkgever en/of de pensioen uitkerende instantie wijzigingen (zoals mutaties van het lidmaatschap en adreswijzigingen) aan elkaar doorgeven.

11. Wijzigingen in ons beleid

Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd in het geval van wijzigingen aan onze dienstverlening of wijzigingen in de privacywetgeving. Wij zullen elke wijziging op onze website bekendmaken. Bij wijzigingen die op u van toepassing zijn zullen wij u hierover persoonlijk informeren, bijvoorbeeld door u een e-mail te sturen.

12. Hoe u uw rechten kunt uitoefenen

U hebt onder de privacywetgeving (waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) een aantal rechten. Deze rechten staan beschreven in artikel 12 – 23 van de AVG en in aanverwante wetgeving. U hebt in elk geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht om inzage in uw persoonsgegevens te vragen
  • Recht om correctie van uw persoonsgegevens te vragen wanneer deze niet kloppen (rectificatie)
  • Recht om verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen
  • Recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen
  • Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen: recht om bezwaar te maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens (verzet)
  • Indien wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming of op basis van een overeenkomst die wij met u zijn aangegaan: recht om overdracht van de persoonsgegevens te vragen (dataportabiliteit)

Indien u gebruik wilt maken van één of meer van deze rechten, kunt u contact opnemen met ons via avg@villandry.nl

13. Klachtrecht

Bent u het niet eens met een besluit van ons, bijvoorbeeld wanneer wij besluiten uw persoonsgegevens niet te verwijderen? U kunt in dat geval gebruik maken van één of meer van de volgende opties:

14. Contact

De verantwoordelijkheid voor het verwerken van de persoonsgegevens ligt bij:

Vereniging Welzijnsvereniging Villandry
Stationsplein 93
5211 BM ‘s Hertogenbosch
E-mail: avg@villandry.nl